Une capture d’écran peut figer un SMS, une conversation Teams, un message WhatsApp, un planning ou une information affichée dans un logiciel professionnel. Elle est facile à réaliser, mais sa force dépend surtout de ce qu’elle permet réellement de comprendre : qui parle, à quelle date, dans quel contexte et depuis quel outil.
Une image très recadrée peut montrer une phrase spectaculaire tout en laissant de côté le message précédent, l’heure, l’identité de l’interlocuteur ou la suite de la conversation. Pour éviter ce problème, la capture doit être pensée comme une pièce à documenter, puis intégrée dans une méthode plus large pour organiser les preuves d’un conflit au travail.
Une capture d’écran peut être une preuve, mais elle n’est pas automatiquement suffisante
Service-Public cite les captures d’écran parmi les éléments pouvant être utilisés pour documenter notamment un harcèlement ou une discrimination. Ces documents doivent pouvoir être datés et replacés dans les faits auxquels ils se rapportent.
Dans un litige, l’autre partie peut toutefois contester l’origine de l’image, son caractère complet ou l’interprétation qui en est faite. Une capture d’écran est donc plus solide lorsqu’elle est corroborée par d’autres éléments : courriel original, export d’une conversation, attestation, planning, document RH ou chronologie cohérente.
Premier réflexe : garder plus de contexte que la seule phrase utile
Lorsque c’est possible, réalisez une première capture montrant l’écran complet ou une zone assez large pour faire apparaître :
- le nom ou l’identifiant de l’interlocuteur ;
- le nom du canal, du groupe ou de l’application ;
- la date et l’heure ;
- les messages précédents et suivants utiles à la compréhension ;
- les éléments d’interface permettant d’identifier l’outil utilisé.
Vous pouvez ensuite conserver une seconde image plus lisible centrée sur le passage important, mais sans supprimer la version complète.
Ne modifiez pas l’original
Évitez de retoucher directement le fichier utilisé comme preuve. Un surlignage, une flèche ou un recadrage peut être pratique pour expliquer un document, mais gardez toujours séparément l’image originale.
Le même principe vaut pour le nom du fichier. Renommer une copie pour la classer est utile, mais l’original doit rester disponible lorsque c’est possible. Une convention simple — date, outil, interlocuteur, numéro de pièce — facilite ensuite le classement dans un bordereau de pièces.
Conserver la conversation entière lorsque le support le permet
Pour un échange de messages, une série de captures successives est souvent préférable à une seule image. Si l’outil permet un export sans manipulation excessive, conservez également cet export. Le but n’est pas d’accumuler des centaines de pages, mais de pouvoir démontrer que le passage produit n’a pas été isolé de manière trompeuse.
Pour un SMS, par exemple, la capture peut montrer le numéro ou le nom du contact, la date et les messages voisins. Pour un outil professionnel, le nom du canal ou du projet peut aider à expliquer le contexte.
Attention aux données de collègues, clients ou tiers
Conserver une preuve utile ne justifie pas d’extraire sans limite des données sans rapport avec le litige. Les informations concernant d’autres salariés, des clients, des patients ou des partenaires peuvent être protégées.
La sélection doit rester liée au besoin de preuve. Lorsque l’image contient des informations concernant des tiers, il peut être nécessaire d’en limiter la diffusion ou de masquer certaines données dans une copie destinée à être communiquée, tout en gardant l’original disponible pour expliquer la provenance du document.
Une preuve obtenue de manière contestable n’est plus automatiquement écartée, mais cela ne donne pas carte blanche
Depuis les arrêts d’assemblée plénière du 22 décembre 2023, la Cour de cassation juge qu’une preuve obtenue de manière illicite ou déloyale n’est pas nécessairement écartée d’un procès civil. Le juge doit mettre en balance le droit à la preuve avec les autres droits en présence. La production doit notamment être nécessaire à l’exercice du droit à la preuve et l’atteinte aux droits opposés doit rester proportionnée au but poursuivi.
Cette évolution ne signifie pas qu’un salarié peut contourner des protections techniques, accéder à un compte qui ne lui appartient pas ou emporter sans discernement des fichiers confidentiels. Plus la méthode d’obtention est intrusive, plus la contestation risque de se déplacer de ce que montre la capture vers la façon dont elle a été obtenue.
Le droit d’accès aux données peut parfois éviter une récupération risquée
La CNIL rappelle qu’un salarié peut demander l’accès aux données personnelles que son employeur détient sur lui, y compris certaines données contenues dans des courriels professionnels. Ce droit connaît des limites, notamment pour protéger les droits des tiers, mais il peut être utile lorsqu’un ancien salarié n’a plus accès à sa messagerie ou à un outil interne.
Il vaut donc mieux examiner les voies régulières d’accès à l’information avant de multiplier les extractions au dernier moment.
Comment classer une capture dans un dossier ?
Pour chaque image, notez dans votre chronologie :
- la date du fait ;
- la date de la capture si elle est différente ;
- l’application ou l’outil concerné ;
- les personnes visibles dans l’échange ;
- ce que l’image est censée établir ;
- les autres pièces qui confirment le même événement.
Dans les dossiers où des collègues ont directement assisté aux faits, une attestation relatant des faits personnellement constatés peut compléter utilement une capture d’écran.
À retenir
Une bonne capture d’écran ne cherche pas seulement à montrer une phrase : elle permet d’identifier la source, la date et le contexte. Conservez l’original, évitez les recadrages destructifs, limitez les données étrangères au litige et rattachez chaque image à un fait précis. La qualité de la preuve tient autant à sa traçabilité qu’à son contenu.