Frais de télétravail : quels justificatifs conserver ?

Connexion internet, électricité, chauffage, bureau, écran, fauteuil ou fournitures : le télétravail peut générer des dépenses professionnelles supportées au domicile. Pourtant, la question « combien l’employeur doit-il payer par jour ? » est souvent mal posée.

Il faut distinguer trois choses : le droit au remboursement de frais professionnels réellement engagés pour le travail, les règles prévues par l’accord ou la charte de l’entreprise, et les plafonds jusqu’auxquels une allocation forfaitaire peut bénéficier d’un régime social favorable. Ces plafonds ne constituent pas, à eux seuls, un montant minimum obligatoirement dû à chaque télétravailleur.

Le principe : les frais professionnels engagés pour l’entreprise doivent être supportés par l’employeur

L’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 sur le télétravail rappelle le principe général selon lequel les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise doivent être pris en charge par l’employeur, après validation préalable de celui-ci.

Cette précision est importante : un salarié ne peut pas nécessairement acheter de sa propre initiative un fauteuil très coûteux ou un deuxième écran puis imposer ensuite leur remboursement. L’entreprise peut fixer une procédure de validation, fournir directement le matériel ou prévoir une allocation forfaitaire.

Les règles applicables doivent donc être recherchées dans l’accord collectif, la charte, le contrat ou l’écrit qui organise le télétravail.

Quels frais sont identifiés par le régime social en 2026 ?

L’arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels distingue trois catégories de dépenses liées au télétravail :

les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique, notamment mobilier et matériel informatique ;
les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

Ces catégories permettent de comprendre les justificatifs utiles. Elles ne signifient pas que toute dépense domestique devient automatiquement un frais professionnel.

Internet : conserver la facture et déterminer la part professionnelle

Si l’employeur rembourse le coût réel d’une connexion internet utilisée à la fois pour la vie privée et le travail, la facture mensuelle constitue le premier justificatif. Il faut ensuite appliquer la méthode prévue par l’entreprise pour déterminer la fraction professionnelle.

Lorsque le salarié aurait de toute façon payé le même abonnement personnel, la question de la dépense supplémentaire peut se poser différemment de celle d’une ligne créée spécifiquement pour travailler. Certaines entreprises préfèrent donc un forfait afin d’éviter des calculs mensuels difficiles à vérifier.

Conservez les factures correspondant aux périodes de télétravail et l’écrit décrivant la méthode de remboursement.

Électricité et chauffage : une quote-part doit pouvoir être expliquée

Pour un remboursement au réel, produire la facture totale d’électricité du logement ne suffit pas à démontrer que l’intégralité de cette facture correspond au travail.

Une méthode de calcul doit isoler une quote-part professionnelle : surface utilisée, durée d’occupation professionnelle ou autre clé prévue dans les règles de l’entreprise. Le but n’est pas de produire un calcul artificiellement complexe, mais de pouvoir expliquer pourquoi le montant réclamé correspond à une dépense réellement liée à l’activité.

Conservez donc les factures, le calcul utilisé et la règle interne qui l’autorise.

Mobilier et matériel : garder facture, validation et preuve d’usage professionnel

Pour un bureau, une chaise, un écran ou un équipement informatique acheté pour le télétravail, conservez :

la demande ou l’accord préalable de l’employeur lorsqu’il est requis ;
la facture d’achat ;
la preuve du paiement ;
la règle prévoyant un remboursement total, partiel ou plafonné ;
le cas échéant, le document indiquant si le matériel reste la propriété du salarié ou de l’entreprise.

Lorsque l’entreprise fournit elle-même le matériel, le salarié n’a évidemment pas à produire une facture personnelle pour cet équipement. Il est toutefois utile de conserver l’inventaire ou le bon de remise, notamment lors de la restitution en fin de contrat.

Quels sont les plafonds forfaitaires applicables depuis septembre 2025 ?

L’arrêté du 4 septembre 2025 prévoit qu’en l’absence d’un accord collectif de branche, professionnel, interprofessionnel ou de groupe prévoyant l’allocation, l’employeur peut appliquer une allocation forfaitaire exonérée dans la limite de :

10,90 € par journée de télétravail hebdomadaire ; ou
2,70 € par jour de télétravail, dans la limite de 59,40 € par mois.

Lorsqu’un accord collectif de branche, professionnel, interprofessionnel ou de groupe prévoit cette indemnité forfaitaire, les limites sont portées à :

13 € par journée de télétravail hebdomadaire ; ou
3,25 € par jour de télétravail, dans la limite de 71,50 € par mois.

Ces chiffres sont des limites d’exonération sociale. Ils ne signifient pas qu’un salarié a automatiquement droit à 2,70 €, 3,25 €, 10,90 € ou 13 € selon son choix. Le montant réellement versé dépend du cadre applicable dans l’entreprise et des frais pris en charge.

Forfait : faut-il encore conserver chaque facture ?

Lorsque l’employeur verse une allocation forfaitaire dans les limites fixées par l’arrêté, le mécanisme social est précisément conçu pour éviter de devoir justifier chaque centime comme dans un remboursement au réel.

Cela ne signifie pas qu’aucune preuve n’est utile. Il faut pouvoir établir la réalité du télétravail : jours effectués, accord ou charte, calendrier ou outil de déclaration. L’article 2 de l’arrêté prévoit que l’utilisation conforme à l’objet du forfait est réputée établie lorsque l’allocation respecte les limites réglementaires.

Conservez donc au minimum les relevés de jours de télétravail et le document qui prévoit le forfait.

Remboursement au réel : les justificatifs deviennent centraux

Lorsque le remboursement correspond aux dépenses réellement engagées, l’employeur doit pouvoir produire les justificatifs afférents pour bénéficier du régime social applicable.

Pour le salarié, cela signifie qu’une demande sans facture, sans calcul ou sans autorisation préalable peut être plus difficile à faire valoir. Les justificatifs doivent être classés par période et par nature de dépense.

Une méthode simple consiste à créer un dossier mensuel contenant :

le calendrier des jours télétravaillés ;
les factures concernées ;
le calcul de la quote-part professionnelle ;
les demandes de validation adressées à l’employeur ;
les remboursements figurant sur le bulletin de paie ou le relevé de frais.

Outils numériques personnels : un plafond distinct peut exister

L’article 7 de l’arrêté du 4 septembre 2025 traite aussi des frais liés à l’utilisation professionnelle d’outils personnels issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Lorsque la réalité de la dépense ne peut pas être justifiée mais que le caractère professionnel de l’utilisation l’est, une allocation forfaitaire peut être admise dans la limite de 54,50 € par mois.

Ce mécanisme ne doit pas être additionné automatiquement aux allocations de télétravail dans toutes les situations. Le texte prévoit notamment une règle de non-cumul dans certains cas de télétravail mis en place en circonstances exceptionnelles.

Le lieu de télétravail peut modifier certaines dépenses

Un salarié qui télétravaille depuis sa résidence principale, une résidence secondaire ou un autre lieu n’engage pas nécessairement les mêmes frais. L’accord ou la charte peut limiter les lieux autorisés et les dépenses prises en charge.

Avant de réclamer le remboursement de dépenses engagées depuis une autre adresse, vérifiez donc si cette adresse est couverte par le dispositif. Cette vérification est particulièrement utile lorsque vous télétravaillez depuis un autre domicile.

Que faire si l’employeur refuse un remboursement prévu ?

Commencez par réunir le document qui prévoit la prise en charge, les factures, les validations obtenues et les bulletins de paie concernés. Puis demandez par écrit le motif du refus et le calcul retenu par l’entreprise.

Lorsque plusieurs mois sont concernés, un tableau chronologique est plus lisible qu’une série de pièces non classées. Les principes utilisés pour organiser les preuves d’un conflit au travail peuvent servir à présenter les dépenses, les demandes et les remboursements mois par mois.

À retenir

Pour les frais de télétravail, il faut distinguer remboursement au réel et allocation forfaitaire. Au réel, les factures, la quote-part professionnelle et l’autorisation préalable sont centrales. Au forfait, les plafonds réglementaires concernent d’abord le régime social et ne constituent pas un tarif minimum universel dû à chaque salarié. Dans tous les cas, conservez l’accord ou la charte, le calendrier des jours télétravaillés et les justificatifs correspondant au mode de remboursement appliqué dans l’entreprise.

Frais de télétravail : quels justificatifs faut-il conserver ?