Un salarié peut être amené à utiliser son téléphone personnel pour appeler des clients, recevoir des consignes, utiliser une application métier ou rester joignable pendant ses déplacements. Lorsque cette utilisation est réellement nécessaire à l’activité et qu’elle entraîne des frais, la question relève des frais professionnels.
La Cour de cassation rappelle que les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’employeur doivent être supportés par ce dernier. Ce principe peut concerner les frais téléphoniques lorsqu’aucun téléphone professionnel n’est fourni.
L’employeur doit-il rembourser tout le forfait personnel ?
Pas automatiquement. Il faut distinguer la part professionnelle de la dépense personnelle. Si le salarié possède déjà un forfait illimité au même prix, sans coût supplémentaire lié au travail, la démonstration d’un frais professionnel réel peut être plus délicate que lorsqu’il existe des dépassements, une option supplémentaire, une seconde carte SIM ou un abonnement rendu nécessaire par l’activité.
La Cour de cassation et les juridictions du fond examinent donc la réalité des dépenses et leur lien avec les fonctions exercées.
Et si l’employeur impose l’usage du téléphone personnel ?
Lorsque le salarié doit utiliser son propre téléphone faute de matériel professionnel fourni et que cette utilisation est nécessaire pour atteindre les objectifs ou accomplir les tâches demandées, le caractère professionnel des frais est plus facile à établir.
Une décision récente de la cour d’appel de Paris, publiée sur le site de la Cour de cassation, rappelle que les frais de téléphone engagés pour les besoins des fonctions doivent être supportés par l’employeur lorsque le salarié démontre leur caractère professionnel.
Quels justificatifs conserver ?
Le salarié peut conserver les factures d’abonnement, relevés détaillés lorsqu’ils existent, courriels demandant d’utiliser une application, captures montrant des appels professionnels ou messages imposant une disponibilité téléphonique.
La preuve ne consiste pas seulement à produire une facture de téléphone : il faut aussi montrer que la dépense a été engagée pour le travail et dans l’intérêt de l’entreprise.
Un remboursement forfaitaire est-il possible ?
Oui. Les frais professionnels peuvent être pris en charge selon une modalité forfaitaire lorsque les conditions sont définies à l’avance et que le forfait n’est pas manifestement disproportionné par rapport aux frais réellement engagés.
La Cour de cassation rappelle également que la rémunération proprement dite du salarié doit rester au moins égale au SMIC. Un employeur ne peut pas présenter une partie du salaire comme un remboursement de frais pour éviter d’assumer les dépenses professionnelles.
Le salarié peut-il être obligé d’installer une application professionnelle ?
La question dépend de la nature de l’application, des règles de l’entreprise et des équipements fournis. Lorsqu’un outil est indispensable à l’activité, l’employeur doit organiser les moyens nécessaires sans faire supporter au salarié les coûts professionnels qui en résultent.
Les questions de données personnelles et de contrôle sont distinctes : une application professionnelle installée sur un appareil personnel peut également soulever des questions de confidentialité et de séparation des usages.
Qu’en est-il des appels le soir ou le week-end ?
Le remboursement des frais ne donne pas à l’employeur un droit à une disponibilité permanente. La fiche sur le droit à la déconnexion et les messages le soir explique comment distinguer un simple message d’une organisation exigeant une réponse hors des horaires normaux.
Le télétravail change-t-il la règle ?
Non sur le principe des frais professionnels : un salarié ne doit pas supporter les dépenses nécessaires à son activité uniquement parce qu’il travaille à domicile. Mais il faut identifier les coûts réellement générés par le travail.
La fiche sur l’indemnité de télétravail en 2026 traite des allocations forfaitaires et des frais liés au travail à distance.
Peut-on demander le remboursement plusieurs mois après ?
Une demande tardive peut être plus difficile à documenter si les relevés ou justificatifs ont disparu. Il est donc préférable de signaler rapidement l’usage professionnel du téléphone personnel et de demander une règle claire de prise en charge.
Un échange écrit avec les ressources humaines ou le manager peut préciser le pourcentage de prise en charge, le forfait prévu ou les justificatifs à fournir.
Que faire en cas de refus ?
Il faut établir deux éléments : la nécessité professionnelle de l’utilisation et la réalité du coût supporté. Une simple facture personnelle ne prouve pas toujours que l’employeur doit la rembourser intégralement, mais une dépense clairement provoquée par l’activité professionnelle doit être examinée comme un frais professionnel.