Entretien préalable reporté : quels délais faut-il recalculer ?
Le report de l'entretien préalable modifie ou non le point de départ des délais selon son origine. Chronologie à conserver et repères pratiques.
Un report ne décale pas tous les délais de la procédure de la même façon. Un entretien est repoussé parce que le salarié est malade, parce qu’il le demande ou à la seule initiative de l’employeur. Le nouveau rendez-vous ne produit pas toujours les mêmes effets sur les délais de procédure.
Le délai minimal avant l’entretien
L’entretien ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation ou la remise de la convocation. Lorsqu’un report intervient à la demande du salarié, l’employeur n’est pas nécessairement tenu d’envoyer une nouvelle convocation complète, mais il doit informer en temps utile de la nouvelle date et heure. Le contexte et le motif du report doivent être conservés par écrit. La chronologie dépend aussi de la notification : lorsqu’une lettre de licenciement recommandée n’est pas retirée, il faut distinguer la première présentation, la réception effective et les délais qui en découlent.Le délai d’un mois en matière disciplinaire
Lorsqu’une sanction disciplinaire est envisagée, elle ne peut intervenir plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien. Si le report résulte de la seule initiative de l’employeur, le délai peut continuer à courir depuis la première date. En revanche, lorsqu’il intervient à la demande du salarié, la nouvelle date peut devenir le point de départ. Cette distinction peut décider de la régularité d’un licenciement disciplinaire notifié tardivement.Ne pas confondre délai minimal et délai maximal
Le délai de cinq jours protège la préparation de l’entretien. Le délai d’un mois limite le temps laissé à l’employeur pour notifier une sanction disciplinaire après la date fixée. Ils n’ont ni le même objet ni le même mode de calcul. Pour un licenciement non disciplinaire, d’autres règles s’appliquent : il faut identifier clairement la nature des motifs envisagés.La chronologie à conserver
Gardez la première convocation, la demande de report, la réponse, la nouvelle date, la preuve de l’entretien et la date d’expédition de la lettre de licenciement. Notez qui a demandé le report et pourquoi. Sans cette séquence, il devient difficile de déterminer le bon point de départ.Conserver la trace de chaque étape
La régularité d’une procédure de licenciement se joue souvent sur des dates. Convocation, tenue de l’entretien, éventuel report, notification : chacune de ces étapes doit pouvoir être située précisément. Un dossier chronologique, appuyé sur les enveloppes, avis de réception et courriels, permet de vérifier que les délais ont été respectés. Cette rigueur profite au salarié comme repère de contrôle. Un délai non respecté, une notification prématurée ou une convocation irrégulière peuvent avoir des conséquences sur la procédure. Le lieu retenu pour l’entretien préalable mérite lui aussi d’être vérifié lorsqu’il impose un déplacement inhabituel. Sans traces datées, ces irrégularités deviennent difficiles à démontrer. Il est donc utile de constituer, dès la réception de la première convocation, un dossier daté qui documente la séquence complète jusqu’à la lettre de rupture et sa date d’envoi.Deux calendriers doivent être suivis séparément. Le report ne remet pas automatiquement tous les compteurs à zéro. Son effet dépend notamment de la personne qui l’a demandé et du caractère disciplinaire ou non du licenciement.
Les dates à remettre dans l’ordre
- Conserver la première convocation
- Formaliser la demande et le motif du report
- Identifier l’auteur réel de l’initiative
- Distinguer délai de cinq jours et délai disciplinaire d’un mois
- Conserver la date d’expédition de la lettre de licenciement